Todos los fines de semana, mis amigos y yo tenemos videollamadas en línea para ponernos al día. A veces parece que ciertas personas dominan la conversación y otras no se sienten cómodas hablando. Estos tipos de problemas de comunicación a través de conversaciones remotas son realmente normales. De hecho, para los equipos remotos, la comunicación con los compañeros de trabajo es un desafío que los trabajadores en esta modalidad enfrentan a diario.

Además, según los hallazgos de HubSpot, los trabajadores que no pertenecen a la modalidad remota de HubSpot notaron una falta de conectividad social (29%) y de comunicación con sus compañeros de trabajo (29%) como los dos desafíos más grandes que enfrentan al tener modalidad remota.

Cuando su equipo no puede estar en el mismo espacio, la comunicación debe ser más intencional. Así que, ¿cómo hacer esto?, y, ¿cómo sabes cuándo tu comunicación necesita algo de atención?

A continuación, revisamos algunas señales de que su equipo remoto no se está comunicando de la manera más efectiva posible.

1. Tu equipo tiene demasiadas reuniones.
2. Nunca has pensado en el lenguaje corporal digital.
3. Los miembros del equipo no contribuyen durante las reuniones en línea.
4. Tu equipo no está colaborando.
5. No hay comunicación durante todo el día.
6. Los e-mails son demasiado complejos.
7. No hay agenda ni estructura de reunión.
8. Su equipo no usa documentos de Working With Me “Trabajar conmigo”.
9. No se han establecido normas para la comunicación.
10. Su equipo no posee normas de “seguridad psicológica”.
11. En su equipo no hay agradecimiento mutuo.
12. Los gerentes o líderes de cada equipo vuelven a hacer el trabajo de sus miembros.
13. Ciertas tareas son olvidadas o pasadas por alto
14. Su equipo tiene una alta tasa de rotación.

Tu equipo tiene demasiadas reuniones.

Como trabajador remoto, sé que he tenido días en los que salto de una reunión a otra sin tiempo para un descanso. A veces, esto puede ser un síntoma de mala comunicación. Por lo general, su equipo no debería reunirse varias veces a la semana. De hecho, se pueden enviar muchas reuniones por correo electrónico. Antes de programar una reunión, piense si esa reunión hará perder tiempo. Si no está seguro, vuelva a analizar si su contenido se puede enviar por correo electrónico. Además, tenga en cuenta que cuando programe una reunión todas las personas que invitó deben estar asistir, caso contrario, hágales saber que es opcional. Por otro lado, piense en la duración de sus reuniones. Si pueden ser cortas, hágalas más cortas.

De todos modos, es importante ser claro cuando planifica reuniones remotas.

Nunca ha pensado en el lenguaje corporal digital.

Cuando se comunica a través de una videoconferencia, puede ser fácil olvidarse del lenguaje corporal digital, sin embargo, es importante tener en cuenta que nada en la cámara es imperceptible y puede parecer que estás en la mira. Esto significa que debes prestar aún más atención al lenguaje corporal. Por ejemplo, a pesar de estar tras una cámara, debes mantener el contacto visual, hablar con claridad y tener tu video encendido durante la llamada.

Tu equipo no está colaborando.

¿Colaboras con tu equipo cuando surge la oportunidad? como líder o gerente, ¿notas que tu equipo no está colaborando?

Si la colaboración no ocurre, podría ser una señal de que los miembros del equipo no se sienten cómodos comunicándose entre sí. Además, podría significar que tu equipo no tiene las herramientas necesarias para trabajar de manera efectiva. Por ejemplo, en el equipo del blog de HubSpot, se utiliza Trello para el seguimiento de tareas de edición. Con esta herramienta, los escritores pueden colaborar fácilmente entre sí y apoyarse para obtener más experiencia.

No hay comunicación durante todo el día

En oportunidades de trabajo remoto anteriores, podía pasar días sin hablar con otro compañero de trabajo. Si bien esto le atraía a mi parte introvertida, era una señal de que nuestro equipo no se estaba comunicando bien.

Cuanto más hables con las personas de tu equipo, más confianza tendrás. Esto hace que sea más fácil comunicarse cuando necesites ayuda. Por eso es importante asegurarse de que tu equipo se sienta cómodo comunicándose a lo largo del día, incluso si es solo para enviar un GIF al chat grupal. Si bien no se debe inundar a tu equipo con mensajes, el registro de vez en cuando es importante para la camaradería y la comunicación grupal.

Los e-mails son demasiado complejos.

Los correos electrónicos siempre deben ser simples, claros y específicos. Si estás escribiendo un correo electrónico y es demasiado complicado, es mejor programar una reunión rápida por Zoom con esa persona.

Para comunicarse de manera efectiva, es importante saber qué canal utilizar para entregar tu mensaje. A veces funciona un correo electrónico, pero a veces se requiere una reunión.

No hay agenda ni estructura de reunión.

Si no tienes una agenda o una estructura para las reuniones, es posible que no haya comunicación de manera efectiva durante estas. Las reuniones deben estar organizadas y estructuradas para que sean productivas. Tener una agenda lo mantendrá encaminado. Es posible que incluso desee programar los cinco minutos de conversación informal antes de que comience una reunión. Esto ayudará a los miembros del equipo a autorregularse.

Si es posible, siempre debe enviar la agenda antes de la reunión, sin embargo, esto no es necesario con reuniones programadas o regulares, para las que sólo debes asegurarte de haber establecido las expectativas.

Su equipo no tiene documentos de Working With Me “Trabajando conmigo”.

Cada miembro de su equipo debe tener un documento Working With Me que detalla hábitos de trabajo, expectativas e incluso intereses de cada integrante. Estos documentos son útiles para que los líderes o gerentes aprendan sobre su equipo y puedan gestionar adecuadamente la comunicación entre varios de ellos.

Además, también pueden ser compartidos con todos en el equipo para que sus compañeros puedan conocer mejor a cada integrante del equipo. Conocer los hábitos de trabajo de cada uno ayudará a generar confianza y seguridad psicológica. En lugar de perder el tiempo tratando de descifrar a las personas, su equipo puede hablar al respecto.

Su equipo no posee normas de “seguridad psicológica”.

Si no hay “seguridad psicológica” en su equipo, entonces hay una comunicación efectiva.

En los equipos remotos, a veces puede ser difícil sentirse incluido, sin embargo, la oportunidad de incluir es muy importante. Cuando las personas no se sienten incluidas, no se sentirán cómodas hablando y para desarrollar “seguridad psicológica” en una reunión remota hay que asegurarse de hacer hablar a todos para que tengan la oportunidad de participar. Además, trata de enfocarte en conversaciones respecto a lo más importante y haz preguntas específicas a las personas.

Asimismo, puedes hacer una actividad de selección de preferencias o un rompe hielo rápido donde todos tengan que divagar para responder una pregunta, esto puede ayudar a que las personas se sientan seguras al momento de comunicarse con el equipo.

En su equipo no hay agradecimiento mutuo.

Formar conexiones es primordial para la comunicación y una de las mejores maneras de hacer esto es expresar gratitud entre unos y otros. Por ejemplo, las personas deben sentirse libres de felicitarse en un chat grupal. Además, se puede enviar tarjetas de cumpleaños o simplemente crear una cadena de agradecimiento por correo electrónico.

Expresar gratitud es una excelente manera de renovar tu energía y crear un espacio seguro en tu equipo.

Los líderes o gerentes de cada equipo vuelven a hacer el trabajo de sus miembros.

Si eres el gerente y te encuentras volviendo a hacer el trabajo de tu equipo, eso significa que no te comunicaste de manera efectiva.

Cuando las tareas son entregadas con errores generalmente significa que no fueron claras y que las expectativas no se comunicaron. Si alguna vez vuelves a hacer el trabajo de alguien demuestra que probablemente no te sientas cómodo enviando revisiones.

Nuevamente, el problema aquí es la comunicación. La única forma de mejorar este proceso es… lo adivinaste, comunicándose entre sí.

Ciertas tareas son olvidadas o pasadas por alto

¿Alguna vez tuviste una tarea que se pasó por alto o tal vez no estás seguro de dónde quedó en un proyecto? Cuando esto sucede, está claro que no se está usando una óptima herramienta de gestión de proyectos que permita su comunicación.

Con las herramientas de gestión de proyectos deberían poder ver la etapa en que se encuentra y poder colaborar con otros a través de dicha herramienta. Al mejorar la comunicación, las tareas no pasarán desapercibidas.

Su equipo tiene una alta tasa de rotación.

Si tu equipo tiene una alta tasa de rotación podría significar, entre otras cosas, que su comunicación no es efectiva. Cuando esto sucede, es importante hablar con el equipo para descubrir qué funciona y qué no. Si bien trabajar de forma remota puede hacer que la comunicación sea más difícil, no tiene por qué ser así. Si tu equipo se está comunicando de manera ineficaz, podrías usar estos consejos de productividad para ayudar.

Artículo escrito originalmente en inglés para HubSpot por Rebecca Riserbato

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