¿Es hora de dejar que los empleados trabajen desde cualquier lugar?

A pesar de unos pocos  retiros de alto perfil de las políticas de trabajo a distancia en los últimos años, los datos sobre la fuerza laboral de los Estados Unidos sugieren que el trabajo a distancia está aumentando. UNA Encuesta realizada por Gallup en 2017 informó que el 43% de los empleados estadounidenses  había pasado al menos algún tiempo trabajando remotamente, y Datos del Censo de Estados Unidos publicados en 2018 reportaron que el 5,2% de los trabajadores estadounidenses se laboran en su totalidad en casa.

A pesar de que el trabajo desde casa (WFH “Work From Home“) se vuelve relativamente común, está surgiendo una nueva forma de trabajo remoto: trabajar desde cualquier lugar (WFA “Work From Anywhere“), los empleados pueden vivir y trabajar donde elijan, normalmente dentro de un país específico, pero en algunos casos, en cualquier parte del mundo con una conexión fiable a Internet. Mientras que muchas empresas están empezando a considerar el permitir a los empleados trabajar desde cualquier lugar, los programas desarrollados de WFA ya se pueden encontrar en empresas como Akamai y SAVIA.

Los empleados valoran la opción de trabajar de forma remota según un estudio en el 2017, incluso encontró que el trabajador medio estaba dispuesto a aceptar un 8% menos de salario por la opción de trabajar desde casa. Esto indica que los trabajadores asignan un valor monetario a la flexibilidad proporcionada por una política de WFH. Y con una política de trabajo WFA, los empleadores agregan aún más valor a los empleados al otorgar flexibilidad geográfica. Una diferencia significativa entre ambas es que mientras que un empleado de la WFH puede elegir recoger a los niños de la escuela o pasar la hora del almuerzo paseando al perro, un empleado de la WFA puede hacer todo eso y también trasladarse más cerca de los padres que envejecen o a un lugar con un menor costo de vida.

Sin embargo, en nuestra experiencia, los gerentes a menudo se preocupan por empleados remotos que trabajan menos, o se enfocan en multiples tareas, mezclando las responsabilidades personales con las del trabajo. También tienen la preocupación de que permitir a los empleados trabajar desde cualquier lugar podría disminuir la comunicación y la colaboración entre los compañeros de trabajo y podría limitar el aprendizaje informal que normalmente ocurre en la oficina.

Pero un estudio en el 2015 basado en una agencia de viajes en china encontró que cuando los empleados de Call Centers fueron trasladados a trabajar desde casa, su productividad aumentó en un promedio de 13%, aparentemente debido a una combinación en la reducción del tiempo de descanso, las licencias por enfermedad y un ambiente de trabajo más cómodo. Este hallazgo plantea la pregunta: ¿Podrían los empleados de los programas de trabajo desde cualquier lugar (WFA) beneficiarse también de aumentos de productividad similares?

En un documento que está ctualmente en revisión, estudiamos los efectos de un programa de trabajo desde cualquier, el cual que dió inicio en el 2012, el estudio se realizó entre analistas de patentes de la Oficina de Patentes y Comercio de los Estados Unidos (USPTO). Se analizaron los datos de productividad de los analistas (profesionales altamente educados y especializados) que cambiaron del programa WFH al WFA.

Nuestros resultados indican que la productividad de los analistas aumentó un 4,4% después de la transición al WFA, sin un aumento significativo en el retrabajo (la reescritura de las decisiones sobre las patentes en apelación de inventores). Los análisis complementarios también mostraron que la calidad de las patentes (medidas por las menciones agregadas por el examinador) no se deterioraron. El aumento de la productividad del 4,4% representa hasta 1.3 mil millones de dólares de valor agregado anual a la economía estadounidense, basados en la actividad económica promedio generada por patente adicional concedida. (Aunque no es el foco de nuestro estudio, también encontramos una correlación entre el trabajo desde casa y el aumento de la productividad en relación con el trabajo en la oficina, consistente con los resultados del estudio anterior).

En el análisis complementario también encontramos que los analistas que atraviesan el WFA se trasladaron, en promedio, a lugares con costos de vida significativamente más bajos, lo que representa un aumento efectivo en el salario real de estos empleados, sin aumentar el costo para la organización.

Curiosamente, los analistas que habían estado en el trabajo más tiempo (es decir, aquellos que estaban más cerca de la jubilación) tenían más probabilidades de trasladarse a las zonas costeras «favorables a los jubilados» de Florida que sus compañeros de menor duración. Si bien este hallazgo correlacional no es predictivo, sugiere que otorgar a los empleados la capacidad de trabajar desde cualquier lugar podría reportar algunos beneficios para extender su carrera tanto a los empleados como a la organización, al alentar a los empleados de alto nivel a permanecer en la fuerza laboral productiva por más tiempo.

Observamos que la productividad de los analistas del programa de WFA aumentó más si estaban ubicados a menos de 40 kilómetros de otros analistas del programa, pero sólo si los eanalistas agrupados trabajaban en la misma unidad tecnológica. Los analistas agrupados de diferentes unidades no experimentaron ganancias adicionales en la productividad. Este hallazgo sugiere que los trabajadores de WFA agrupados geográficamente cuyas funciones de trabajo son similares pueden aprender unos de otros de manera informal, similar a la forma en que los compañeros de trabajo aprenden unos de otros a través de interacciones informales en la oficina.

Entonces, ¿qué deben considerar los gerentes al establecer las políticas de WFA y las políticas de trabajo remoto en general? Aquí hay algunas recomendaciones:

  • Los empleadores que permiten a los empleados trabajar de forma remota deben otorgarles a estos empleados una verdadera autonomía y flexibilidad, en lugar de intentar microgestionar su trabajo remoto. Nuestros resultados comparando a los empleados de WFH y WFA indican que otorgar una mayor autonomía puede mejorar la productividad de los empleados.
  • Los gerentes de empleados de WFA deben obligar el uso de herramientas tecnológicas en común. Nuestro estudio encontró que cuando la USPTO comenzó a obligar a usar las herramientas de IT de la agencia (por ejemplo, VPN y mensajería) por parte de los analistas, aquellos analistas del programa de WFA que necesitaban más aprobaciones de sus supervisores se dieron cuenta de un aumento adicional del 3% en su productividad.
  • Los empleadores de WFA deben aprovechar cualquier grupo geográfico de empleados de WFA que surjan, especialmente entre los empleados que realizan trabajos similares. Proporcionar fondos para reuniones informales periódicas es una pequeña inversión para una cantidad potencialmente significativa de aprendizaje de los empleados. Los gerentes también pueden rotar reuniones de equipo fuera de sitio entre ubicaciones con grupos significativos de empleados de WFA, de modo que los empleados de WFA puedan conectarse con aquellos de oficina como anfitriones, mostrándoles su rincón del mundo.
  • Basándonos en nuestra investigación, que se centró en los empleados ya experimentados, parece ser mejor mantener a los empleados recién contratados ubicados en la oficina con compañeros experimentados por un tiempo suficiente para beneficiarse del aprendizaje informal que ocurre orgánicamente en un entorno cara a cara. Se necesita investigación adicional para determinar si los empleados recién contratados podrían experimentar los mismos beneficios de productividad del WFA que los empleados experimentados que estudiamos.
  • Finalmente, considere el tipo de trabajo en sí. Encontramos que si un trabajo es muy independiente, es decir, el empleado puede llevar a cabo la mayoría de las tareas laborales con poca o ninguna coordinación con sus compañeros de trabajo (al igual que un analista de patentes), es más probable que la transición a WFA dé lugar a aumentos de productividad. Se necesita más investigación para identificar los efectos en la productividad de la WFA para los puestos de trabajo con niveles más bajos de independencia.

Un elemento clave de nuestra investigación es que si un entorno de trabajo está maduro para el trabajo remoto, es decir, el trabajo es bastante independiente y el empleado sabe cómo hacer bien sus funciones, implementar programas WFA puede beneficiar tanto a la empresa como al empleado. ¿Qué puestos de trabajo en su empresa podrían ser adecuados para una política de WFA?

Artículo escrito originalmente para Harvard Business Review por Prithwiraj (Raj) Choudhury , Barbara Z. Larson y Cirrus Foroughi

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